Comunicação Interna


• Comunicação
• Artigo
• Case
• Resenha

Comunicação

A comunicação interpessoal como agente de mudança
Rodolpho Weishaupt Ruiz
Doutorando em Comunicação Empresarial. Professor na UMESP - Universidade Metodista de São Paulo e na ESPM Business School. Especialista em reestruturação empresarial, atua como consultor em estratégia. No momento, exerce as funções de assessor de planejamento estratégico no IMS - Instituto Metodista de Ensino.

Em muitos projetos de consultoria que realizei cada vez mais tenho notado que a comunicação frente a frente entre as pessoas tem agido com muito mais eficiência do que os modelos tradicionais de comunicação, que são ferramentas úteis para a disseminação das informações gerais sobre o projeto. Isso se dá, pois todo projeto de reestruturação organizacional é complexo e delicado ao mesmo tempo.

Estamos nesse tipo de projeto, redesenhando os processos internos da organização, alterando o modelo mental por parte das pessoas de como as coisas vinham sendo feitas, além de fazermos alterações na pirâmide do poder da empresa. Tarefa nada fácil para o gerente do projeto que se utiliza dos house organs da organização. Por meio desses veículos comunicacionais é que se pretende dar o foco, a velocidade, os objetivos do projeto entre outras coisas, para que se possa disseminar as informações que são úteis do projeto para a organização.

Porém, ao estarmos em uma reunião para decidirmos a realização de uma tarefa específica qual não é a surpresa que as pessoas não estão suficientemente informadas sobre o que se está acontecendo. Porque isso ocorre se nos utilizamos do jornal mural, de folhetos grampeados junto ao holerite, emails, boletins digitais, links no site da organização e até jornalzinhos? Como parte de um projeto, além da discussão de suas fases, objetivos e métricas existe toda uma estratégia de comunicação. Dentro dessa estratégia utiliza-se, até para reduzir custos, dos atuais veículos de comunicação que se dispõe dentro da organização.

Procura-se adaptar a linguagem do projeto com seus termos técnicos à realidade dos empregados utilizando-se de expressões que possam trazer esclarecimento e amplo entendimento sobre o que se espera da organização frente ao projeto de reestruturação organizacional.

O que se busca é a tríade do envolvimento, do comprometimento e da cumplicidade dos empregados diante dos desafios que um projeto amplo de reestruturação organizacional impõe - pois sem as informações que estão tácitas e que precisam ser explicitas durante todo o projeto -, fazendo com que a organização não fique mais refém de informações que estão na memória dos funcionários e sim que os processos ao serem revistos possam refletir como a organização está desenhada e que os novos documentos escritos possam refletir os processos futuros com seus indicadores que levem toda a organização a um novo patamar de excelência.

Tenho percebido que todo esse processo comunicacional funciona em parte, ou seja, cria nas pessoas uma certa expectativa do que esta por vir, porem não as integra totalmente aos desafios. Nas reuniões presenciais é que se acaba por perceber o quanto de duvidas, o quanto de descrença, o quanto de desconfiança existe diante do novo que está por vir. E para reverter essa situação nada como estar frente a frente com as pessoas. Porem o melhor resultado é obtido estando frente a frente e uma a uma. O trabalho pode ser difícil e demorado, porem o resultado para mais adiante no projeto compensa. Na realidade o que se pretende é que haja uma maior interação entre as pessoas chave da organização para que elas façam o mesmo com seus subordinados e assim todos, numa conversa um a um possam ter o entendimento de todo o processo. Entendo que assim, todos os house organs, servem como apoiador a esse processo e não como sendo uma ferramenta única para realizar todo o processo comunicacional.

As pessoas precisam de estimulo, querem ser ouvidas e desejam contribuir. Como conseguir isso sem estar frente a frente com elas? As reuniões com os grupos de trabalho servem como instrumento balizador desse processo comunicacional, porem a melhor reunião é aquela que começa quando a reunião oficial acaba. Trocar impressões com o líder do grupo, ouvi-lo de como ele e o seu grupo estão se sentindo diante dos desafios, promover o sentido de inclusão no processo e a importância que todos tem nesse processo só pode ocorrer numa relação interpessoal.

É nesse espaço de tempo que se busca o comprometimento, se observa às falhas e se mostra claramente o que se espera de cada um. É o momento quando as pessoas podem se abrir com o gerente do projeto e expor suas desconfianças, pois entendemos aqui que, esse gerente do projeto tem a aceitação de todos e goza de bom trânsito entre os demais. É nesse espaço que há o repartir de expectativas e de ajustes para atingir um amplo entendimento.

Entende-se que dinheiro, tempo e todos os recursos materiais são fatores dos quais dependem os projetos para sua viabilidade. O gerente do projeto pode até ter domínio sobre esses fatores, mas há de se ter domínio sim sobre o processo comunicacional para que não haja deslizes. Há necessidade de influenciar as pessoas que comandam o projeto por meio de seus grupos de trabalho para que agreguem valor com um mínimo de interferência negativa.

O importante aqui é que haja atratividade entre as partes envolvidas nesse processo comunicacional para que se estabeleça a comunicação e que essas partes busquem juntas o melhor meio de compreensão das expectativas. Com isso é possível prever falhas, preparar melhor as fases seguintes, ter melhor movimentação dos grupos de trabalho e fazer as coisas acontecerem.

O sucesso de projetos de reestruturação organizacional dependerá necessariamente desse relacionamento interpessoal cabendo ao gerente de projeto promove-lo junto aos seus lideres dos grupos de trabalho, identificando os fatores sobre os quais ele não tem domínio, para que possa ao analisar as possibilidades, influenciá-los a seu favor para prevenir possíveis alterações de rota buscando assim a integração das pessoas ao projeto.