Teoria e Prática da Comunicação Empresarial

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Comunicação

O desafio da comunicação em Planejamento Estratégico
Rodolpho Weishaupt Ruiz, doutorando em Comunicação Empresarial. Professor na UMESP - Universidade Metodista de São Paulo, na ESPM - Escola Superior de Propaganda e Marketing e na UMC - Universidade Mogi das Cruzes. Especialista em reestruturação empresarial e atua como consultor em estratégia. No momento, exerce as funções de assessor de planejamento e desenvolvimento institucional no IMS - Instituto Metodista de Ensino Superior.

A área de comunicação vem assumindo ao longo dos tempos uma importância cada vez maior na formulação de estratégias que promovem a inserção de qualquer objetivo na realidade do dia a dia de seus executores. Dentre os desafios para a realização de um Planejamento Estratégico nas organizações, o que mais se destaca, é o processo comunicacional.

Dentro desse aspecto é necessário entender que a comunicação com um todo passa a ser um fator estratégico no cumprimento das ações a serem realizadas pelos funcionários.

Entendemos a comunicação como um fio condutor onde poder, planejamento, estratégias e táticas, processos organizacionais e seus ativos, linhas de comando, identidade e imagem se cristalizam nas ações de desdobramento que surgiram quando da formulação inicial do planejamento.

Os modelos de comunicação atualmente utilizados pelas organizações são determinados pelos agentes internos e externos que se influenciam as empresas.
Entendem-se como agentes internos os processos, as pessoas e sua interação com todas as atividades que precisam realizar. Logo, há de se ter uma clareza das ações e seus objetivos a fim de se tornarem uma coisa só e toda a estrutura passa a andar em conjunto. Para que isso ocorra à comunicação interna tem que fluir naturalmente, sem barreira ou ruídos deixando claro para as pessoas seus papeis, responsabilidade e funções. Essas pessoas, por sua vez, tem que entender o seu papel dentro dos processos administrativos-operacionais, para que possam obter resultados mais satisfatórios de desempenho.

A base para um programa de comunicação eficiente está, na definição clara de princípios e valores, de papeis e responsabilidades, de limites de alçada e de autoridade, bem como num pleno conhecimento da cultura interna da organização.
Os agentes externos podem ser entendidos como as relações pessoais e empresarias com fornecedores, parceiros e clientes. A forma de entendê-los, ouvi-los e interpretar essas informações é que vão determinar a forma de agir diante das situações. É necessário conhecer a cultura do segmento de mercado em que a empresa está inserida. Porém, o leque de agentes externos é muito mais amplo: tem-se ONG's, governos, agentes de fomento etc., que também se relacionam com as organizações.

Dentro desse cenário é que se situa a importância do planejamento em todas as formas de comunicação das organizações - gerencial, técnico-administrativa e social (externa e interna). E os grandes pilares dentro das organizações que podem ajudar a entender todo esse processo são as diretorias de comunicação e marketing e assessorias de imprensa. Cada uma deve desempenhar o seu papel entendendo a comunicação como uma ferramenta de inteligência competitiva, sendo esse processo comunicacional como um fator chave de sucesso para que todas as ações a serem desmembradas do Planejamento Estratégico venham a acontecer em seus níveis tático e operacional.

Diante disso a área de comunicação e marketing deve se estruturar a partir de um conjunto de meios, formas recursos e ações de pesquisa, comunicação, articulação e mobilização permanentes a fim de garantir que todas as informações relevantes sejam percebidas por todos os envolvidos, sendo que muitas vezes esse papel consultivo precisa ser aplicado junto à área de Recursos Humanos.

Diante de situações de crise seja interna a organização ou que explore para a sociedade, há necessidade de se ter a informação clara e objetiva para que o pessoal da assessoria de imprensa possa realizar o seu papel.
Com isso entende-se que as organizações vem percebendo que são, na verdade, sistemas abertos e que só funcionando como tal podem atingir seu potencial máximo de realização de valor.

E dentro desse contexto uma das principais características dos sistemas abertos é sua capacidade de trocar informações, servindo para recolher informações a fim de serem analisadas e aproveitadas da melhor forma. Essas informações devem fluir com rapidez, clareza e freqüência necessárias para que todos os envolvidos, em todas as partes que compõe a estrutura da empresa, possam ter acesso aos dados necessários para planejar e executar um trabalho em harmonia com a Missão da organização. Assim sendo, dentro do Planejamento Estratégico, os objetivos estratégicos e suas formulações passam a ser compartilhados e a existir real comprometimento das pessoas, gerando não somente sentido de pertença, mas um crescimento na auto-estima. O processo comunicacional temque ser visto como vital para o crescimento, funcionamento e projeção da organização ao futuro. O desempenho das pessoas é acompanhado, com base em objetivos e padrões consensados e os ajustes necessários de correção de rumo são feitos de forma natural.

Todo esse processo comunicacional que faz fluir as informações quer para os agentes internos quer para os agentes externos, tem que garantir que a Missão, Visão e Valores da organização estejam sendo entendidos em sua plenitude, favorecendo que a visão sistêmica, o foco nas tarefas e maior produtividade nas ações sejam garantidas.